Hoe stel je een agenda op voor de VvE-jaarvergadering (ALV)
Als je een appartement in Nederland bezit, ben je automatisch lid van een Vereniging van Eigenaars (VvE). En één keer per jaar komen alle eigenaren samen voor de Algemene Ledenvergadering (ALV).
Voor veel VvE-besturen voelt de ALV spannend, zeker als je deze voor de eerste keer organiseert. Wat moet er verplicht op de agenda? Wat is handig om toe te voegen? En hoe zorg je dat de vergadering rechtsgeldig verloopt?
In deze gids leggen we stap voor stap uit hoe een ALV-agenda eruit hoort te zien, waarom elk agendapunt belangrijk is en welke punten verplicht zijn of “nice to have”.
Waarom de ALV belangrijk is
Volgens de wet moet elke VvE minstens één keer per jaar een ALV houden, meestal binnen zes maanden na afloop van het boekjaar. Tijdens deze vergadering:
- legt het bestuur verantwoording af over de financiën en activiteiten;
- keuren de leden de jaarrekening en de begroting goed;
- worden besluiten genomen over onderhoud, reparaties en bijdragen;
- worden bestuursleden en kascommissies benoemd of herbenoemd.
Kort gezegd: in de ALV bepalen de eigenaren samen de toekomst van het gebouw.
De standaardagenda van een ALV
Een ALV-agenda volgt meestal een vaste structuur. Hieronder elk punt uitgelegd, inclusief doel en verplichting:
1. Opening & Quorum
De voorzitter opent de vergadering, heet iedereen welkom en controleert aanwezigheid en volmachten. Er wordt vastgesteld of er een quorum aanwezig is. Zonder quorum kunnen geen rechtsgeldige besluiten worden genomen.
Verplicht.
2. Mededelingen & Ingekomen Stukken
Het bestuur deelt algemene mededelingen en eventuele brieven of e-mails die de VvE heeft ontvangen. Dit is informatief en vraagt meestal geen besluit.
Optioneel, maar gebruikelijk.
3. Vaststellen Notulen Vorige Vergadering
De notulen van de vorige ALV worden besproken en vastgesteld. Daarmee zijn ze officieel en kunnen er later geen discussies ontstaan over de besluiten.
Verplicht.
4. Jaarverslag van het Bestuur
Een kort verslag van het bestuur over het afgelopen jaar: uitgevoerd onderhoud, bijzonderheden en algemene zaken. Er hoeft niet over gestemd te worden, maar het bevordert transparantie.
Optioneel, sterk aanbevolen.
5. Financieel Jaarverslag & Verslag Kascommissie
De penningmeester presenteert de jaarrekening. Als er een kascommissie is benoemd, brengt deze verslag uit over de controle van de administratie.
Verplicht.
6. Vaststellen Jaarrekening & Decharge Bestuur
De leden stemmen over de goedkeuring van de jaarrekening. Vaak wordt dit gecombineerd met het verlenen van decharge – een formele kwijting die het bestuur ontslaat van aansprakelijkheid voor het gevoerde beleid in dat jaar (behalve bij fraude of verzwegen zaken).
Verplicht.
7. Begroting & Bijdragen voor het Nieuwe Jaar
De begroting voor het komende jaar wordt besproken en vastgesteld. Met deze goedkeuring staat ook de maandelijkse bijdrage van de eigenaren vast.
Verplicht.
8. Onderhoudsplan & Grote Projecten
Het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) wordt doorgenomen. Lopende of geplande werkzaamheden worden besproken. Voorstellen voor grote reparaties of verbeteringen (bijv. dak, gevel, verduurzaming) worden ter stemming gebracht.
Verplicht indien aan de orde.
9. Benoemingen & Verkiezingen
- Bestuursverkiezingen (als termijnen aflopen of er vacatures zijn).
- Benoeming van de kascommissie voor het nieuwe jaar.
Verplicht als functies ingevuld moeten worden.
10. Speciale Onderwerpen & Voorstellen
Andere onderwerpen die een besluit vragen, zoals wijziging van het huishoudelijk reglement of verduurzamingsinitiatieven. Deze moeten van tevoren op de agenda staan om geldig te zijn.
Optioneel, maar alleen geldig als vooraf aangekondigd.
11. Rondvraag
Een open ronde waarin leden vragen of kleine punten kunnen inbrengen. Er worden geen formele besluiten genomen, maar het geeft ruimte voor signalen en suggesties.
Optioneel.
12. Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering, noteert het tijdstip voor de notulen en kan alvast de datum van de volgende ALV aankondigen.
Verplicht.
Samenvatting
Een ALV-agenda is meer dan een formaliteit: het is de ruggengraat van de vergadering. Door de verplichte onderdelen (jaarrekening, begroting, onderhoud, benoemingen) te combineren met nuttige extra’s (zoals een jaarverslag), zorg je dat je VvE transparant en rechtsgeldig besluiten neemt – en dat alle eigenaren goed geïnformeerd zijn.
Meer zoals dit
Slapende VvE Activeren: Stappenplan voor Eigenaren
Is jullie VvE “slapend” en worden er geen vergaderingen, begrotingen of verzekeringen geregeld? Volgens de wet moet iedere VvE actief zijn. In deze eenvoudige stap-voor-stap gids lees je hoe je een slapende VvE weer activeert: van het kiezen van een bestuur en inschrijven bij de KvK tot het openen van een bankrekening, afsluiten van verzekeringen en opbouwen van een reservefonds.
Wat is een VvE?
Bij aankoop van een appartement wordt een individu automatisch lid van de bijbehorende VvE. Het hoofddoel van deze vereniging is het waarborgen van het onderhoud en de goede werking van gedeelde elementen zoals het dak, de gevel en trappenhuizen.
Buur Ben•24 jun 2025