Oproeping VvE-vergadering: termijnen, verplichte stukken en een voorbeeldbrief

Kort antwoord: de wet laat de oproepingstermijn over aan de statuten van je VvE (artikel 5:112 lid 2 onder d BW), dus de regels staan in je splitsingsreglement. Onder het Modelreglement 2017 roep je schriftelijk of per e-mail op, minstens vijftien dagen van tevoren (de dag van oproeping en de dag van de vergadering niet meegerekend). Bij de oproeping horen de agenda, de vergaderstukken, de plaats en het tijdstip. Voor een wijziging van de splitsingsakte schrijft de wet zelf minstens vijftien dagen voor.

Wie mag de vergadering bijeenroepen?

Zowel het bestuur als de voorzitter van de vergadering van eigenaars is bevoegd de vergadering bijeen te roepen (artikel 5:127 lid 2 BW). Eigenaars kunnen er ook om vragen. Onder het Modelreglement 2017 moet het bestuur een vergadering beleggen als stemgerechtigden met samen minstens tien procent van de stemmen dat schriftelijk of per e-mail verzoeken (artikel 49.2). Wordt de gevraagde vergadering niet binnen eenentwintig dagen na het verzoek gehouden, dan mogen de verzoekers zelf oproepen (artikel 49.3).

Daarnaast is er onder het Modelreglement 2017 elk jaar binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een jaarvergadering (artikel 49.1). Is het boekjaar het kalenderjaar, dan valt die dus uiterlijk eind juni.

De oproepingstermijn: zo reken je

Onder het Modelreglement 2017 is de termijn minstens vijftien dagen, en "de dag van oproeping en die van vergadering daaronder niet gerekend" (artikel 50.2). Er moeten dus vijftien volle dagen tussen zitten.

Rekenvoorbeeld. Je vergadering is op dinsdag 30 maart 2027. De dagen 15 tot en met 29 maart zijn vijftien dagen. De oproeping moet dus uiterlijk op zondag 14 maart de deur uit. Plan in de praktijk een paar dagen extra in, zeker als je per post oproept.

Let op twee uitzonderingen:

• Ondersplitsing: bij een ondersplitsing worden de termijnen uit artikel 50.2 verdubbeld.
• Wijziging van de splitsingsakte: de wet zelf eist dan een oproepingstermijn van minstens vijftien dagen (artikel 5:139 lid 2 BW), ongeacht wat je reglement zegt.

Gebruikt je VvE een ouder reglement? Dan kan de termijn anders zijn. Kijk in je splitsingsakte welke termijn voor jullie geldt.

Per e-mail of per post?

Onder het Modelreglement 2017 mag de oproeping elektronisch worden verstuurd naar het e-mailadres dat de stemgerechtigde zelf heeft opgegeven. Verstuur je per post, dan gaat de oproeping naar de werkelijke of gekozen woonplaats van de stemgerechtigde (artikel 50.2). Houd dus een actuele lijst bij van postadressen en opgegeven e-mailadressen, ook van eigenaars die hun appartement verhuren en ergens anders wonen.

Wat moet er in de oproeping?

Onder het Modelreglement 2017 horen bij de oproeping (artikel 50.2):

• de agenda;
• de vergaderstukken die bij de agenda horen, zoals de jaarrekening, de begroting of offertes;
• de plaats en het tijdstip van de vergadering.

Afhankelijk van wat er op de agenda staat, komen daar extra eisen bij:

• Digitale of hybride vergadering (vanaf 1 januari 2027): de oproeping vermeldt hoe je deelneemt en hoe je stemt via het elektronische middel (artikel 5:127 lid 11 BW), en eventuele voorwaarden voor het gebruik daarvan als die niet in de statuten staan (lid 10).
• Tweede vergadering: vermeld dat het om een tweede vergadering gaat (Modelreglement 2017, artikel 56.6).
• Wijziging van de splitsingsakte: vermeld dat er een wijziging wordt voorgesteld en voeg de tekst en/of tekening van de wijziging bij (Modelreglement 2017, artikel 65.3). De wet verklaart hier ook artikel 2:42 BW van overeenkomstige toepassing: een afschrift van het voorstel met de letterlijke tekst moet minstens vijf dagen vóór de vergadering ter inzage liggen (artikel 5:139 lid 2 BW).

Agendapunten toevoegen en onderwerpen buiten de agenda

Iedere stemgerechtigde mag tot uiterlijk zeven dagen voor de vergadering schriftelijk of per e-mail een onderwerp op de agenda laten zetten. Het bestuur moet de andere stemgerechtigden daar dan meteen over informeren (Modelreglement 2017, artikel 50.2).

Een voorstel dat niet op de agenda staat, mag alleen worden behandeld als alle stemgerechtigden, aanwezig of niet, daarmee instemmen. Zet daarom alles waarover je wilt besluiten op de agenda, en gebruik "rondvraag" niet voor besluiten.

Wat als de oproeping niet klopt?

Een besluit dat in strijd is met wettelijke of statutaire regels over de totstandkoming van besluiten, is vernietigbaar (artikel 2:15 lid 1 onder a BW). Een te late oproeping of een ontbrekend agendapunt kan daaronder vallen. Een verzoek tot vernietiging moet binnen een maand bij de kantonrechter worden ingediend (artikel 5:130 BW). Twijfel je of je de termijn haalt? Verschuif dan liever de vergadering dan het risico te lopen.

Voorbeeldbrief: oproeping jaarvergadering

Pas de tekst tussen haken aan aan jouw VvE en reglement.

Onderwerp: Oproeping jaarvergadering VvE [naam] op [datum]

Beste eigenaar,

Hierbij nodigt het bestuur je uit voor de jaarvergadering van de Vereniging van Eigenaars [naam].

Datum: [dag datum]. Tijd: [begintijd] tot ongeveer [eindtijd]. Plaats: [adres] [of: online via (middel); zo neem je deel en zo stem je: (uitleg)].

Agenda:

1. Opening en vaststellen van de aanwezigen (presentielijst)

2. Notulen van de vorige vergadering

3. Jaarverslag van het bestuur

4. Jaarrekening [jaar] en décharge van het bestuur

5. Begroting [jaar] en de bijdrage per appartement

6. Meerjarenonderhoudsplan en reservering voor het reservefonds

7. [Voorstel, bijvoorbeeld: offerte schilderwerk]

8. Benoeming bestuur

9. Rondvraag en sluiting

In de bijlagen vind je de jaarrekening, de begroting, het MJOP en [overige stukken].

Kun je niet komen? Je kunt een andere persoon schriftelijk of per e-mail machtigen om namens jou te stemmen. Een bestuurder kan geen gevolmachtigde zijn.

Wil je een onderwerp op de agenda zetten? Laat het ons uiterlijk [datum: zeven dagen voor de vergadering] weten via [e-mailadres].

Met vriendelijke groet,

[naam], namens het bestuur van VvE [naam]

Zoek je hulp bij de agenda zelf? Lees dan hoe je een agenda opstelt voor de VvE-jaarvergadering. Staat er een zwaarder besluit op de agenda, lees dan ook wat je moet weten over quorum en meerderheden.

Veelgestelde vragen

Mag ik de oproeping via WhatsApp sturen?

Het Modelreglement 2017 noemt schriftelijk, per post of naar het opgegeven e-mailadres (artikel 50.2). WhatsApp wordt niet genoemd. Gebruik het hooguit als extra herinnering.

Geldt de termijn ook voor een extra vergadering?

Ja. Artikel 50.2 van het Modelreglement 2017 geldt voor elke oproeping tot een vergadering, niet alleen voor de jaarvergadering. Voor een tweede vergadering gelden daarnaast de termijnen van artikel 56.6.

Moet de jaarrekening al bij de oproeping zitten?

Onder het Modelreglement 2017 wel: de vergaderstukken die bij de agenda horen, worden bij de oproeping gevoegd (artikel 50.2).

Wat als iemand pas na de oproeping een agendapunt aandraagt?

Dat mag tot zeven dagen voor de vergadering. Het bestuur stuurt de andere stemgerechtigden dan direct bericht (artikel 50.2).

Minder papierwerk rond je vergadering

Buur bouwt aan de simpelste manier voor kleine VvE's om zichzelf te beheren, met overzicht voor alle eigenaars. De app is nog niet beschikbaar. Zet je VvE op de wachtlijst en hoor als eerste wanneer je kunt beginnen.

Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies. Controleer altijd je eigen splitsingsakte en reglement. Laatst gecontroleerd: 12 oktober 2026.

Bronnen

• Burgerlijk Wetboek Boek 5 (art. 5:112, 5:127, 5:130, 5:139)
• Burgerlijk Wetboek Boek 2 (art. 2:15, 2:42)
• Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen, Staatsblad 2026, 161
• Modelreglement bij splitsing in appartementsrechten 2017 (KNB), art. 49, 50, 53, 56 en 65