Wie kan penningmeester zijn
De penningmeester is een eigenaar die door de andere eigenaren op de algemene ledenvergadering (ALV) wordt gekozen. In kleine verenigingen kan één persoon meerdere rollen combineren, bijvoorbeeld voorzitter én penningmeester. Ook dan is het verstandig dat grotere betalingen pas doorgaan na een tweede akkoord (het vier-ogen-principe/twee handtekeningen). De zittingstermijn is meestal één tot drie jaar en kan worden verlengd. Verkoopt de penningmeester zijn/haar appartement of treedt hij/zij af, dan wordt dit in de notulen vastgelegd en kiezen de eigenaren een opvolger (of een tijdelijke invulling tot de volgende ALV).
Jouw verantwoordelijkheden als penningmeester
Je zorgt dat de financiën veilig, duidelijk en actueel zijn. Je gebruikt een bankrekening op naam van de VvE (nooit een privérekening), je stemt saldi en mutaties regelmatig af en je betaalt alleen wat in de begroting staat of wat door de eigenaren is besloten. Je maakt de jaarlijkse begroting, stelt de maandbijdrage per eigenaar voor en houdt het reservefonds op peil zodat toekomstige grote werkzaamheden betaald kunnen worden. Je zorgt voor een jaarrekening die ook voor niet-financiële mensen te begrijpen is, ondersteunt de kascommissie bij haar controle en beantwoordt vragen van eigenaren in gewone taal. Als iemand achterloopt met betalen volg je een helder, eerlijk proces met vriendelijke herinneringen, een duidelijk overzicht van wat openstaat en – waar passend – een betaalregeling die door het bestuur is goedgekeurd. Je bewaart offertes, facturen, contracten en bankafschriften netjes, zodat overdrachten soepel gaan en kopers, makelaars of verzekeraars eenvoudig kunnen controleren wat er is gebeurd.
Hoe de penningmeester wordt gekozen en ontslagen
Eigenaren kiezen de penningmeester op de ALV, meestal met een gewone meerderheid tenzij de akte anders bepaalt. De eigenaren kunnen de penningmeester ook per stemming vervangen of ontslaan. Na elke wijziging werk je de notulen bij en pas je de inschrijving van de vereniging in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel aan.
Waar je kunt zien wie de penningmeester is
In de meest recente notulen staat wie is gekozen en voor welke termijn. In het Handelsregister van de Kamer van Koophandel zie je eveneens welke bestuursfuncties op dit moment geregistreerd zijn voor jullie VvE.
Hoe Buur helpt
Buur geeft penningmeesters een rustige, gecontroleerde werkstroom. Je stelt bijdragen en incassoschema’s in, verstuurt betaalherinneringen en ziet achterstanden in één oogopslag. Bestedingslimieten en het vier-ogen-principe zijn ingebouwd, zodat grotere betalingen niet zonder tweede controle kunnen worden uitgevoerd. Het reservefonds heeft een duidelijk dashboard met een lijn die is gekoppeld aan het meerjarenonderhoudsplan (MJOP), zodat je eenvoudig kunt laten zien waarom bijdragen nodig zijn. Buur stemt betalingen af, houdt een schone audittrail bij en maakt exporteerbare overzichten voor eigenaren, kopers en auditors. Alle financiële documenten – begroting, jaarrekening, facturen, verzekeringen en contracten – staan samen in een overzichtelijke documentkluis met verlengingsherinneringen.