Van elke vergadering worden notulen gemaakt. Onder het Modelreglement 2017 worden ze ondertekend door de voorzitter en het bestuur en vastgesteld in dezelfde of de volgende vergadering, tenzij er een notarieel proces-verbaal wordt opgemaakt (artikel 50.4). Het bestuur stuurt de (concept)notulen binnen twee weken na de vergadering schriftelijk of per e-mail aan iedere eigenaar (artikel 50.5).
Goede notulen vermelden wie aanwezig of vertegenwoordigd was, welke voorstellen zijn behandeld en per besluit de stemuitslag. Wordt décharge geheel of gedeeltelijk geweigerd, dan leg je in de notulen vast voor welke onderdelen (artikel 49.1).
Notulen zijn ook praktisch belangrijk. Voor een inschrijving of wijziging van het bestuur bij de KVK stuur je de ondertekende notulen mee van de vergadering waarin het bestuur is benoemd. En bij een geschil zijn ze vaak het belangrijkste bewijs van wat er is besloten.
Zie ook: Presentielijst, Vergadering van eigenaars (ALV), KVK-inschrijving van de VvE, Décharge
Lees meer: De oproeping voor de VvE-vergadering
Wettelijke basis: Modelreglement 2017, art. 49.1, 50.4, 50.5